Cách tính tiền điện nước phòng trọ và lập hóa đơn

1. Ghi chỉ số đầu kỳ và cuối kỳ

Ghi riêng chỉ số điện (kWh) và nước (m³) của từng phòng vào ngày chốt kỳ. Lưu ảnh công tơ có ngày ghi nhận để có căn cứ đối chiếu. Khi đổi khách thuê hoặc thay công tơ, cần ghi lại chỉ số bàn giao thay vì dùng tiếp số của kỳ trước.

• Số điện sử dụng = chỉ số điện cuối kỳ − chỉ số điện đầu kỳ.
• Số nước sử dụng = chỉ số nước cuối kỳ − chỉ số nước đầu kỳ.
• Nếu chỉ số cuối nhỏ hơn chỉ số đầu, kiểm tra việc nhập số, thay công tơ hoặc công tơ quay vòng trước khi lập hóa đơn.

2. Nhân lượng sử dụng với đơn giá áp dụng

Ví dụ số học: điện đầu kỳ 1.250 kWh, cuối kỳ 1.330 kWh thì lượng dùng là 80 kWh. Nếu đơn giá giả định là 3.000 đồng/kWh, thành tiền là 240.000 đồng. Nước đầu kỳ 120 m³, cuối kỳ 126 m³ thì lượng dùng là 6 m³; với đơn giá giả định 15.000 đồng/m³, thành tiền là 90.000 đồng.

Các đơn giá trong ví dụ chỉ để minh họa phép tính, không phải biểu giá hay mức thu được khuyến nghị. Khi lập hóa đơn thực tế, kiểm tra biểu giá và quy định áp dụng cho trường hợp của bạn; ghi rõ cách phân bổ nếu dùng chung công tơ.

3. Tổng hợp hóa đơn tiền phòng

Ví dụ tiền phòng 3.000.000 đồng, tiền điện 240.000 đồng, tiền nước 90.000 đồng và phí dịch vụ 100.000 đồng thì tổng kỳ này là 3.430.000 đồng. Nếu khách đã trả 1.000.000 đồng, số còn lại của hóa đơn là 2.430.000 đồng.

Tách rõ nợ kỳ trước, tiền cọc và tiền khách đã trả; tránh cộng một khoản hai lần. Nếu có giảm giá hoặc điều chỉnh, thể hiện thành dòng riêng để khách thuê kiểm tra.

4. Theo dõi điện nước trên SP Home

SP Home có phần quản lý phòng, chỉ số điện nước và hóa đơn. Sau khi thiết lập phòng và phí dịch vụ, người quản lý nhập dữ liệu kỳ thu, kiểm tra thành tiền, lưu hóa đơn và cập nhật số tiền đã thanh toán. Luôn đối chiếu với công tơ và chứng từ thực tế trước khi chốt.