Cách quản lý công nợ tiền phòng, tránh ghi nhận trùng

1. Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn

Mỗi hóa đơn cần gắn với phòng, khách thuê, kỳ thu và hạn thanh toán. Lưu tổng tiền phải trả, số đã trả và số còn lại. Số còn nợ của một hóa đơn bằng tổng tiền sau điều chỉnh trừ số đã thanh toán cho chính hóa đơn đó.

• Chưa thanh toán: chưa ghi nhận khoản thu nào.
• Thanh toán một phần: đã thu một phần nhưng vẫn còn số dư phải trả.
• Đã thanh toán: số tiền cần thu của hóa đơn đã được thanh toán đủ.

2. Ghi nhận từng lần thanh toán

Ví dụ hóa đơn tháng này là 3.500.000 đồng. Khách trả lần đầu 2.000.000 đồng thì còn nợ 1.500.000 đồng. Khi nhận thêm 1.500.000 đồng, ghi khoản thu vào hóa đơn đang mở; không tạo thêm một hóa đơn 3.500.000 đồng.

Mỗi khoản thu nên có ngày nhận, số tiền, phương thức, người ghi nhận và mã giao dịch hoặc chứng từ đối chiếu. Việc nhìn thấy mã QR hay ảnh chuyển khoản chưa thay thế bước kiểm tra tiền thực nhận.

3. Đối chiếu tiền cọc và các kỳ trước

Tiền cọc cần được theo dõi riêng theo hợp đồng. Khi dùng cọc để bù trừ tiền phòng, ghi rõ khoản bù trừ và đối chiếu với thỏa thuận giữa các bên. Không coi toàn bộ tiền cọc nhận được là tiền thuê của tháng.

Nếu nợ cũ đã nằm trong hóa đơn kỳ trước, tránh cộng lại vào một hóa đơn mới rồi vẫn giữ nguyên nợ cũ. Chọn một cách theo dõi nhất quán để tổng công nợ không bị tăng hai lần.

4. Kiểm tra cuối kỳ trên SP Home

SP Home hỗ trợ quản lý hóa đơn, trạng thái thanh toán, công nợ và báo cáo thu chi. Cuối kỳ, đối chiếu danh sách hóa đơn chưa thu đủ với chứng từ ngân hàng hoặc tiền mặt; kiểm tra riêng các khoản chi vận hành để đánh giá dòng tiền.

• Kiểm tra phòng còn nợ và số tiền còn lại.
• Đối chiếu từng khoản thu với hóa đơn tương ứng.
• Rà soát hóa đơn điều chỉnh, khoản thu ghi nhầm và tiền cọc.
• Tổng hợp thu thực tế và chi thực tế theo cùng khoảng thời gian.